Si no te importa cuanto tiempo pasas leyendo email puedes dejar de leer ahora.

Tuve un par de conversaciones separadas con algunos de ustedes que me motivan a compartir algunos tips con ustedes sobre como ser más productivos y en particular como lidiar con la avalancha de emails que todos los días reciben.

Disclaimer: Esto es lo que YO hago, algunas de las ligas mencionan otros pasos u otros nombres pero al final es una cuestión de lo que mejor les funcione.

• Proceso mi correo N veces al día. No todo el tiempo. El valor que tome N depende de ustedes y de su carga de trabajo, al contrario de lo que piensan más trabajo probablemente implique un N menor, no mayor.
• Mi proceso sigue los principios delineados por el proceso de GTD de David Allen, si no han leido el libro o visto el techtalk. realmente se los recomiendo.
• Elevator pitch: Para cada correo en mi inbox decido si tengo/puedo hacer algo, en caso afirmativo tomo una decisión si hacerlo inmediatamente (solo para cosas que toman menos de 2 minutos), agendar un momento específico para hacerlo, delegarlo (asegurándome de dar follow up) o simplemente ponerlo en mis acciones(que es lo que hago el resto del tiempo).
• Una imagen vale más que mil palabras, pero no tengo tiempo de hacer mi versión así que los mando a esta. :) (external link)
• Uso ActiveInbox, que es una maravillosa extensión de chrome para implementar este sistema
• Obviamente Procesar es distinto de HACER. Mi objetivo al procesar email es procesar TODO lo más rápido posible, no necesariamente hacer todo lo que deriva de esto, eso es mi trabajo, en el que me puedo concentrar mejor con mi inbox vacía.
• Raramente uso más de 30 minutos para procesar mi correo (si, eso incluye después de vacaciones o viajes), se esto porque solía usar un timer para mantener tanto mi regla de 30 min como la de los 2 minutos. Realmente ahora ya no lo necesito (it grows in you)
• Resultado de todo lo anterior, mi inbox está vacía la mayor parte del tiempo. :)

Voy a dejar las cosas aqui aún cuando hay muchos detalles adicionales que puedo compartir con ustedes porque a muchos les aburren mis largos posts ;) pero finalmente si a alguien le interesa conocer más detalles pueden empezar por :

1. ver la plática de inbox zero o
2. ver la info en el sitio 43 folders

Vaz

Quick and fun

Three great tools that helped me get things done quickly and nicely, in their own words:

• htmlcleaner is open-source HTML parser written in Java. HTML found on Web is usually dirty, ill-formed and unsuitable for further processing. For any serious consumption of such documents, it is necessary to first clean up the mess and bring the order to tags, attributes and ordinary text. For the given HTML document, HtmlCleaner reorders individual elements and produces well-formed XML. By default, it follows similar rules that the most of web browsers use in order to create Document Object Model. However, user may provide custom tag and rule set for tag filtering and balancing.
• XPath is a language for addressing parts of an XML document, designed to be used by both XSLT and XPointer.
• XPath Helper makes it easy to extract, edit, and evaluate XPath queries on any webpage.

How to user them together.

One way you can use them is to grab info from a page in a way that you can use process it with your own programs. Please do check that this is compliant with such website terms and conditions ;). Here is how:

1. Start with any page you like to get it´s content. Right from your browser use Xpath Helper to point to the element you want and you´ll get the expression you need. Tweak it a little bit to grab all the content you need and remove unnecessary parts.
2. Use HTMLCleaner to programmatically grab that URL and then use the evaluateXPath function to get what you want out of the page.
3. Do what ever you need with the data and have fun :)

Plus bonus for htmlcleaner it´s on the main maven repo so just include them in you project and go.

They worked great for me and hope they do for you.